Egy cég életében fontos, hogy mindenki rendelkezzen email címmel, hiszen így tudunk az ügyfelkkel, meg bizonyos esetekben egymással kommunikálni, információt megosztani.
Sok esetben azonban ennél sokkal fontosabb, hogy bizonyos információkat (megrendelések, kiadott ajánlatok, ugyfélszolgálati kérdések, stb.) többen is láthassunk, esetleg a munkatársak közül többen is megválaszolhassák az ilyen jellegű emaileket.
Ezekere az esetekre érdemes megosztott postafiókot vagy disztribúciós email címet használni. Az alábbiakban elmondjuk, hogy melyik milyen esetben lehet hazsnos, melyiket mikor lehet érdemes használni.
Megosztott postafiók (shared mailbox)
A megosztott postafiók olyan esetekben kiváló megoldás, amikor több kollégának kell párhuzamosan dolgoznia ugyanabba a postafiókba beérkező levelek megválaszolásán.
Ilyen esetekben fontos, hogy mindegyik kolléga hozzáférjen a beérkező levelekhez, esetleg azt is lássa, hogy egy adott levelet valaki elolvasott-e már, vagy sem, illetve az is fontos információ számára, hogy melyik beérkező levelekre milyen válasz született korábban, hiszen előfordulhat, hogy ugyanazzal az ügyféllel több ízben ,más-más kollégák leveleznek.
Megosztott postafiókba beérkezett levelekre válaszolhatunk ugyanarról az email címről (pl.: beszerzes@), ahova érkezett, vagy válaszolhatunk a saját nevünkben is (felhasznalo@).
Disztribúciós emailcím (distribution mail)
A disztribúciós email cím jóval egyszerűbben működik, mint a megosztott postafiók.
A disztribúciós email cím tulajdonképpen olyan mint egy portás. Ha érkezik egy levél, akkor azt a meghatározott email címekre továbbítja. Ilyen esetben minden félnek a saját bejövő postafiókjába kerül be a levél, a fogadó fél azt tudja, hogy melyik email címre érkezett be a levél (beszerzes@), de annak nevében (beszerzes@) nem tud válaszolni, csak a saját nevében.
Disztribóciós email cím (levelező lista) esetén nem is tudja semelyik fogadó fél, hogy bárki megválaszolta-e az emailt, hiszen mindenki a saját email címéről küldi ki a válaszlevelet, nem tartozik hozzá egy közös postafiók.
Legutóbbi hozzászólások