Beszerzések hatékony nyomon követése Power Apps alkalmazás segítségével
A megoldandó üzleti probléma
Az előttünk álló kihívás nem kis feladatot jelentett: kialakítani egy hatékony megoldást a belső szolgáltató részleg beszerzési folyamatainak támogatására.
A meglévő Excel alapú rendszerükben nem volt jóváhagyási folyamat, és az adatok rögzítése sem volt teljes mértékben megbízható, a kollégák egyszerűen nem voltak rákényszerítve, hogy a beszerzési igényeiket rögzítsék a „rendszerben”.
Az előre definiált beszerzési keretek ellenére a management az idő előre haladtával gyorsan elveszítette a tényleges kontrollt a beszerzések felett, és az értékhatárok feletti jóváhagyási lépések rendszeresen kimaradtak. A felhasználók és jóváhagyók pedig panaszkodtak az az információk és az értesítések hiányára, a rendszer lényegében mindenki számára átláthatatlan volt. A beérkező számlák általában már csak kész tények elé állították a managementet.
🛠️ Termék/Szolgáltatás: Microsoft Power Platform 📍 Lokáció: Magyarország 🏦 Szektor: Építőipar
Elvárások
-
- A folyamat hatékony támogatásán túl egyéb szempontokat is figyelembe kellett venni a megoldás tervezésekor:
- A management egy ésszerű költségvetés mellett gyors eredményt akart elérni.
- A cég elégedett előfizetőként a meglévő Microsoft (Office) 365 környezetét és szolgáltatásait minél jobban fel akarta használni a megoldás kiszolgálására.
- A megoldás tervezésekor fontos szempont volt, hogy bárhonnan elérhető legyen, emellett kiemelt fontosságot kapott az adatbiztonság.
- A Microsoft 365 Azure AD szolgáltatásának felhasználása alapkövetelmény volt a megoldásban.
- Elvárás volt még, hogy a felhasználók könnyedén megtalálják a rendszert, és a megszokott felületen tudják intézni a beszerzéseiket, ami javítja a hatékonyságot és a felhasználói élményt.
A megoldás
A választás a Power Platform keretrendszerre esett, amellyel a Microsoft ígérete alapján gyorsan lehet megoldást szállítani, és az összes kiemelt szempontnak megfelelt. A folyamat szabályrendszerének lefektetése és a szerepkörök pontos tisztázása után már gyorsan tudtunk Power Apps (frontend) és Power Automate (háttérfolyamatok) felhasználásával egy megoldást (applikációt) fejleszteni.
Az alkalmazásunk hatékony megoldást jelentett a megbízónk beszerzési folyamatainak problémáira. Az applikáció kialakításakor figyelembe vettük a korábbi Excel alapú rendszer hiányosságait, és olyan funkciókat építettünk be, amelyekkel javítottuk a folyamat átláthatóságát, és növeltük a felhasználói élményt.
Az alkalmazás több lépésben vezeti végig a beszerzési igények jóváhagyási folyamatát, az érintettek minden lépésben értesítést kapnak, és az igénylő folyamatosan nyomon követheti az ügyének állását.
Az alkalmazásban láthatóvá tettük az aktuális beszerzési keretek kihasználtságát is, így az igények jóváhagyása során valós, azonnali adatok álltak rendelkezésre a döntéshozatalhoz.
Az alkalmazás számos további kényelmi illetve hatékonyságnövelő funkciót is tartalmaz:
-
- az ajánlatok közvetlenül e-mailekből történő becsatolása,
- szöveges keresés,
- szerepkörökre szabott képernyők,
- igények másolása, értesítések teendőkről és nyitott ügyekről,
- tömeges igény rögzítés,
- exportok Excel fájlokba, stb.
Az alkalmazásunkkal megbízónk teljesen átlátható és ellenőrzött beszerzési folyamatokat kapott, és az alkalmazás kényelmi funkciói segítették a felhasználók hatékonyabb munkáját.
Végeredmény:
Az alkalmazás segítségével a vezetés visszanyerte a valós irányítást a beszerzések felett:
-
- többé nem történhet értékhatár feletti beszerzés jóváhagyás nélkül,
- időben látják, ha egy keret kezd kimerülni,
- nem lehet nyakló és kontroll nélkül túllépni a költségvetéseket.
Ugyanakkor az igénylők élete is egyszerűbbé vált:
-
- pontos szabályok mentén dolgozhatnak;
- folyamatosan láthatják, hogy hol tart az igényük,
- szükség esetén figyelmeztetést kaphatnak.
- ha egy keretnek már nincs elegendő forrása, akkor a rendszer eleve nem engedi rögzíteni az igényt, így nem kell feleslegesen időt tölteni az újratervezéssel.
A keretgazdák és a cégvezetők mostantól valós adatok alapján dönthetnek a jóváhagyásokról, és szükség esetén az évközi keretek és határok változtathatók, amelyek azonnal érvényesülnek az alkalmazásban, így a keretgazdák és a felhasználók mindig az aktuálisan érvényes keretek között dolgozhatnak.