+36 1 770 7696 info@zen-it.hu
zen-it rendszer nyilvántartás power platform

Szabadság igénylő, jóváhagyó és nyilvántartó rendszer

A megoldandó üzleti probléma

A megbízó vállalat egy jelentős építőipari és épületgépészeti szektorban működő cég, éves árbevétele több milliárd forintot tesz ki. A cég tevékenységének középpontjában épületautomatizálási projektek és épületek karbantartása áll, amihez több mint 80 fős terepen dolgozó csapat tartozik. Ezek a csapatok különböző kivitelezési feladatokon dolgoznak, illetve a szerződéses partnerek eszközeinek karbantartását végzik.

Korábban a vállalat a szabadságok kezelését a régi vállalatirányítási rendszerben végezte, és az egyéni szabadságtervezéseket Excel táblázatokban vezette. A szabadságok előre történő tervezése kötelezővé vált, és bonyolult szabályok szerint kellett elosztani és engedélyezni őket. A szabadságigénylések és változtatások e-mailben történtek, amelyeket egy HR munkatárs kezelt, és egy master Excel fájlban tartott nyilván.

Sajnos annak ellenére, hogy mindent megpróbáltak, időről-időre előfordult, hogy túl sokan mentek szabadságra egyidejűleg, vagy kulcsfontosságú munkatársak hiányoztak a projekt határideje közeledtével. A cég folyamatleírásai kettős jóváhagyást követeltek meg az ilyen esetek elkerülése érdekében, azonban ezek az engedélyezések e-mailben vagy szóban történtek, ami követhetetlenséget eredményezett, és nem voltak hatékonyak a problémák megelőzésében.

🛠️ Termék/Szolgáltatás: Microsoft Power Platfom        📍  Lokáció: Magyarország         🏦 Szektor: Építőipar és épületgépészet

Felhasznált megoldás

Az igények, folyamatok és szabályok alapos felmérése és újragondolása után egy Power Platform alapú megoldást építettünk ki. Ez a megoldás két alkalmazásból és a hozzájuk tartozó háttérlogikák implementálásából áll.

A mobilalkalmazás lehetővé teszi a szabadságok igénylését és jóváhagyását, valamint a kollégák számára láthatóvá teszi az elérhető és felhasznált szabadságok statisztikáit. Az igénylést a közvetlen vezető és a második lépcsős jóváhagyó is jóváhagyja. Az igénylő pedig folyamatosan nyomon követheti a szabadságigénye státuszát.

A felületen számos üzleti logika érvényesül:

  • „hosszú szabit” legalább 2 héttel előre kell igényelni,
  • kevés különbséggel nem lehetséges kettő „hosszú” szabadságot igényelni,
  • június 30-ig be kell tervezni és ki kell venni a szabadságkeret 40%-át,
  • jelzi és figyelmeztet, ha az elvárt időarányos kvóta még nem teljesített.

Az asztali alkalmazásban van lehetőség:

  • a dolgozók teljeskörű adminisztrálására (szabadságkeretek, vezetők, csoport beosztások megadásával),
  • az ünnepnapok és kötelező szabadságok kiadására (kötelező leállás, karácsonyi időszak stb.),
  • a háttér paraméterek beállítására (mi számít hosszú szabinak, egy csoporton belül hányan lehetnek egyszerre szabin stb., a szabadságkeret mekkora része szabad felhasználású).

Az asztali alkalmazásban van lehetőség tömeges jóváhagyásra (ez különösen a tervezési fázisban hatékony), illetve az emberek, csapatok naptárainak teljes éves átnézeti képét megtekinteni. A HR munkatárs a bérszámfejtés részére innen generálja a havi jelenléti íveket is.

Fontos szempont volt, hogy minden munkatárs csak a szerepkörének megfelelő adatokhoz, képernyőkhöz és gombokhoz férjen hozzá. Az alkalmazás bárhonnan elérhető legyen, és az Azure AD kínálta biztonságot hozza. Emellett a cég meglévő Office 365 környezetét és szolgáltatásait szervesen használja, például az Exchange Online levélküldést az értesítésekhez.

Végeredmény:

 

  • Követhetőbb a dolgozók számára a szabadságigények státusza.
  • A kollégák mobiltelefonjukról on the fly tudnak szabadságot igényelni.
  • A home office-ban lévő vezetők is könnyen hozzáférnek a megfelelő adatokhoz és értesítésekhez.
  • A megoldás kötelezően érvényesíti a szabadsággal kapcsolatos szabályokat.
  • Automatikus értesítőket küld, ha valakinek teendője van, vagy nem végzett el valamit határidőre.
  • A vezetők és a HR munkatársak számos kényelmi funkciót kapnak.

A legfontosabb eredmény, hogy a cég munkavégző képessége sosem csökkenhet egy meghatározott szint alá, mivel a megoldás hatékonyan kezeli a ki nem vett szabadságok torlódását és a kulcsfontosságú emberek egyidejű szabadságolását.

Írjon nekünk!


Egy átlagos kisvállalkozásban a munkavállalók évente 5% jövedelmet vesztegetnek el a rosszul működő informatika miatt, de az Ön cégében ez nem kell, hogy így legyen. Hátékonyabbá tesszük a céges működést a Power Platform és a Microsoft 365 segítségével!