Szabadság igénylő, jóváhagyó és nyilvántartó rendszer
A megoldandó üzleti probléma
A megbízó vállalat egy jelentős építőipari és épületgépészeti szektorban működő cég, éves árbevétele több milliárd forintot tesz ki. A cég tevékenységének középpontjában épületautomatizálási projektek és épületek karbantartása áll, amihez több mint 80 fős terepen dolgozó csapat tartozik. Ezek a csapatok különböző kivitelezési feladatokon dolgoznak, illetve a szerződéses partnerek eszközeinek karbantartását végzik.
Korábban a vállalat a szabadságok kezelését a régi vállalatirányítási rendszerben végezte, és az egyéni szabadságtervezéseket Excel táblázatokban vezette. A szabadságok előre történő tervezése kötelezővé vált, és bonyolult szabályok szerint kellett elosztani és engedélyezni őket. A szabadságigénylések és változtatások e-mailben történtek, amelyeket egy HR munkatárs kezelt, és egy master Excel fájlban tartott nyilván.
Sajnos annak ellenére, hogy mindent megpróbáltak, időről-időre előfordult, hogy túl sokan mentek szabadságra egyidejűleg, vagy kulcsfontosságú munkatársak hiányoztak a projekt határideje közeledtével. A cég folyamatleírásai kettős jóváhagyást követeltek meg az ilyen esetek elkerülése érdekében, azonban ezek az engedélyezések e-mailben vagy szóban történtek, ami követhetetlenséget eredményezett, és nem voltak hatékonyak a problémák megelőzésében.
🛠️ Termék/Szolgáltatás: Microsoft Power Platfom 📍 Lokáció: Magyarország 🏦 Szektor: Építőipar és épületgépészet
Felhasznált megoldás
Az igények, folyamatok és szabályok alapos felmérése és újragondolása után egy Power Platform alapú megoldást építettünk ki. Ez a megoldás két alkalmazásból és a hozzájuk tartozó háttérlogikák implementálásából áll.
A mobilalkalmazás lehetővé teszi a szabadságok igénylését és jóváhagyását, valamint a kollégák számára láthatóvá teszi az elérhető és felhasznált szabadságok statisztikáit. Az igénylést a közvetlen vezető és a második lépcsős jóváhagyó is jóváhagyja. Az igénylő pedig folyamatosan nyomon követheti a szabadságigénye státuszát.
A felületen számos üzleti logika érvényesül:
- „hosszú szabit” legalább 2 héttel előre kell igényelni,
- kevés különbséggel nem lehetséges kettő „hosszú” szabadságot igényelni,
- június 30-ig be kell tervezni és ki kell venni a szabadságkeret 40%-át,
- jelzi és figyelmeztet, ha az elvárt időarányos kvóta még nem teljesített.
Az asztali alkalmazásban van lehetőség:
- a dolgozók teljeskörű adminisztrálására (szabadságkeretek, vezetők, csoport beosztások megadásával),
- az ünnepnapok és kötelező szabadságok kiadására (kötelező leállás, karácsonyi időszak stb.),
- a háttér paraméterek beállítására (mi számít hosszú szabinak, egy csoporton belül hányan lehetnek egyszerre szabin stb., a szabadságkeret mekkora része szabad felhasználású).
Az asztali alkalmazásban van lehetőség tömeges jóváhagyásra (ez különösen a tervezési fázisban hatékony), illetve az emberek, csapatok naptárainak teljes éves átnézeti képét megtekinteni. A HR munkatárs a bérszámfejtés részére innen generálja a havi jelenléti íveket is.
Fontos szempont volt, hogy minden munkatárs csak a szerepkörének megfelelő adatokhoz, képernyőkhöz és gombokhoz férjen hozzá. Az alkalmazás bárhonnan elérhető legyen, és az Azure AD kínálta biztonságot hozza. Emellett a cég meglévő Office 365 környezetét és szolgáltatásait szervesen használja, például az Exchange Online levélküldést az értesítésekhez.
Végeredmény:
- Követhetőbb a dolgozók számára a szabadságigények státusza.
- A kollégák mobiltelefonjukról on the fly tudnak szabadságot igényelni.
- A home office-ban lévő vezetők is könnyen hozzáférnek a megfelelő adatokhoz és értesítésekhez.
- A megoldás kötelezően érvényesíti a szabadsággal kapcsolatos szabályokat.
- Automatikus értesítőket küld, ha valakinek teendője van, vagy nem végzett el valamit határidőre.
- A vezetők és a HR munkatársak számos kényelmi funkciót kapnak.
A legfontosabb eredmény, hogy a cég munkavégző képessége sosem csökkenhet egy meghatározott szint alá, mivel a megoldás hatékonyan kezeli a ki nem vett szabadságok torlódását és a kulcsfontosságú emberek egyidejű szabadságolását.